各二级学院：

根据《安徽省教育厅关于做好2020年普通高等学校录取新生入学资格复查和进一步完善学生档案管理工作的通知》（皖教秘学[2020]24号）文件精神，全面了解我校各二级学院学生档案管理工作情况，加强学生档案管理，确保学生档案材料的完整和安全，学生处决定对二级学院档案工作情况开展检查。现将有关事项通知如下：

一、检查对象

二级学院所有在籍本专科学生档案管理工作。

二、检查方法

本次检查采取各二级学院自查与学校实地检查相结合的方法。

三、检查内容与要求

1、档案整理情况。自查大一新生到档情况和大二、大三学生档案异动及保管情况。

（1）大一新生需填写《学生档案内容一览表》（附件1），2023年12月24日前完成（电子版以学院为单位发送至郝老师邮箱0128000009@ahcme.deu.cn）。

（2）大一、大二、大三总体情况需汇总至《2023-2024学年第一学期末学生档案自查反馈表》（附件2），2023年12月24日前完成（需部门负责人签字并加盖二级学院公章，纸质版送交雨耕楼907室郝素兰老师处）。

（3）缺少档案的学生需学生本人写情况说明并由辅导员签字确认，纸质材料二级学院留存。

2、档案扫描情况。检查要求：大一新生原始档案材料全部扫描，一项材料一个pdf文件，文件名称以相关内容命名，具体操作步骤见《关于备份2023级学生档案的通知》（附件3），2023年11月30日前完成。

3、档案保管情况。按照学校文件要求：所有在校生档案需学院统一存放、专人管理、按班级分类，每班需附《学生档案内容一览表》，且学生档案异动情况需有记录（附件4：学籍异动学生档案明细表）。

三、检查时间

自查时间：2023年11月2日至2023年12月24日。

检查时间：2023年12月25日-29日。

   请各二级学院以档案检查为契机，进一步规范本学院档案工作，确保档案管理工作合法、规范、有序。

学生处  

2023年11月2日