各系部、处室，校庆办及各工作组：

80周年校庆是我院发展历程中的一项重大活动，在纪念建校80周年的活动启动、筹备、庆典和总结阶段，各项庆祝活动中形成的具有保存价值的纸质、电子文件、照片、音像、实物等各种材料应当认真整理、及时归档，移交学院综合档案室以便更好的保存，综合档案室拟将建立80周年校庆专项档案。

一、归档范围

1.校庆活动筹备阶段（方案、计划、总结、请示、批复、通知等文件，校庆各小组各种方案、预案、人员分工、会议纪要等）有关材料；

2.校庆启动仪式系列材料；

3.校庆庆典大会议程、领导讲话、致辞、嘉宾发言、校友代表和教师代表发言材料；

4.参加校庆活动的来宾、校友花名册，各系部老校友座谈会、师生、校友合影等材料；

5.邀请各单位的请柬，外来单位的贺信、贺电，校友的贺信、贺电、往来函件；

6.外单位（校友）赠送的设备等登记造册；

7.校庆设计的标识制作说明等；

8.庆典、学术活动的照片、录音、录像等声像材料；

9.各处室、系部为校庆活动举办的学术报告，为此庆祝活动编辑的校史、画册、简报、宣传页、节目单、光盘及校友资料等；

10.校友捐赠清单；

11.校庆活动中与外单位签订的合同、协定、协议书等文件材料；

12.其它反映校庆活动具有保存价值的材料。

二、归档要求

1.档案须交原件材料，并保持字迹清晰；

2.以上纸质材料凡有电子文件的均应将电子文件同步归档（文件名即文件标题）；

3.各种载体的材料要全面，系列性的材料要完整；

4.移交影像文件必须注明拍摄人、拍摄地点、拍摄时间及拍摄内容；

5.提供移交目录一式两份。经核对无误，签字后完成移交。

三、截止时间

2015年11月30日前。

四、联系方式

联系人：刘亚林

联系电话：0553-5975111

工作邮箱：ahjddas@126.com

移送地点：综合楼五楼档案室。

特此通知。

办公室

2015年11月18日